LICEO CLASSICO

AUGUSTO ROMA

Quod bonum faustum felix fortunatumque sit *

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Introduzione

La presente Guida (nel seguito Guida) descrive le funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma Google Workspace for Education, secondo le modalità e le limitazioni specifiche introdotte dal Liceo Classico Augusto Roma (nel seguito Liceo). Google Workspace for Education è un Servizio Informatico (nel seguito Servizio) messo a disposizione gratuitamente da Google per le istituzioni scolastiche e consente di utilizzare la rete internet ed il Cloud Google per comunicare, archiviare e collaborare tra i diversi membri dell’istituzione scolastica. Il Liceo Augusto Roma ha attivato il Servizio, che fornisce agli utenti tutte le garanzie di sicurezza in fatto di protezione dei dati e di tutela della privacy, già da Aprile 2020, per il personale del Liceo, per fini didattici ed organizzativi e per creare un ambiente informatico di comunicazione, condivisione e collaborazione. Ora, per rispondere alle esigenze della Didattica Digitale Integrata, si è deciso di ampliarne l’utilizzo assegnando un’utenza anche agli studenti del Liceo. In questa guida, rivolta agli insegnanti ed agli studenti del Liceo, analizzeremo SOLO le componenti del Servizio utilizzate dal nostro istituto, per indicarne le potenzialità e le limitazioni. Per una descrizione completa delle funzionalità di Google Workspace for Education rimandiamo alla documentazione messa a disposizione da Google https://support.google.com/a/users#topic=9917952

Accesso degli utenti al servizio

Con la creazione di un account Google sulla piattaforma Google Workspace for Education, si ottiene qualcosa in più di un account Google privato. Dal punto di vista dell’utente i vantaggi principali sono molteplici, ad esempio:

  • lo spazio di archiviazione diventa (quasi) illimitato;
  • gli indirizzi di posta elettronica sono creati su un dominio personalizzato (liceoaugustoroma.edu.it) e non su gmail.com;
  • è possibile richiedere la conferma di lettura quando si invia un messaggio di posta elettronica;
  • è possibile richiedere la conferma di lettura quando si invia un messaggio di posta elettronica;
  • si ha accesso ad applicazioni specifiche per la scuola;
  • tutto ciò che viene archiviato e condiviso all’interno del proprio account con dominio @liceoaugustoroma.edu.it (nel seguito Dominio) rimane protetto dal resto della rete internet e per ciascun utente è possibile controllare cosa pubblicare all’esterno. Rimane possibile comunicare, condividere e collaborare all’interno del dominio “liceoaugustoroma.edu.it”.
  • Gli account non possono essere creati dall’utente, ma sono creati dall’amministratore del servizio (nel seguito Admin), su indicazione della DS. L’Admin ha anche la funzione di creare la struttura organizzativa e di abilitare le componenti del Servizio utilizzabili nell’ambito del Liceo. Alcune funzioni di gestione degli account, ad esempio il cambio della password, potranno essere svolte non soltanto dall’Admin ma anche dal singolo utente.

Gli account del Liceo sono creati con il seguente criterio:

  • Nome Utente: nome.cognome@liceoaugustoroma.edu.it
  • Password: il proprio codice fiscale scritto maiuscolo (solo per il primo accesso)

Esempi:

  • Mario Rossi – “mario.rossi@liceoaugustoroma.edu.it
  • Francesco Maria Bianchi – “francescomaria.bianchi@liceoaugustoroma.edu.it

Tutti gli account del Liceo sono raggruppati in unità organizzative per poter gestire le  modalità di accesso alle componenti del Servizio. 

L’unità organizzativa va vista come un elemento all’interno di una scala gerarchica, dove ciascuno di essi ha il proprio livello e, di conseguenza, i propri privilegi ed autorizzazioni. Questo tipo di struttura consente la costituzione di gruppi di lavoro, in cui ad ogni utente vengono attribuiti determinati livelli, in modo da distribuire incarichi e competenze in base al ruolo assegnato (es.: Amministrazione, Docenti, Ata, Studenti) all’interno del gruppo.

Nello specifico la struttura organizzativa adottata dal Liceo è la seguente: 

1) Amministrazione

Livello più alto della struttura Organizzativa, questo è il livello della Dirigenza, che non ha limitazioni nell’accesso al Servizio. Può creare e cancellare utenti ed unità organizzative e configurare le autorizzazioni di accesso di ogni elemento della struttura organizzativa.

1.1) Docenti – Ata

A questo livello sono collocati tutti i docenti del Liceo, per i quali è abilitato l’accesso alle seguenti componenti: Account, Calendar, Classroom, Drive, Gmail, Meet, JamBoard, Keep, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Sites, Chat, News, Cloud Search, Raccolte e Podcasts. Si vedano più avanti le specifiche modalità di utilizzo. È facoltà dei docenti utilizzare queste applicazioni per la didattica e l’organizzazione dei propri corsi nei limiti definiti dalla presente Guida. Inoltre i docenti hanno la facoltà di richiedere alla Dirigenza l’abilitazione all’utilizzo di altre componenti, già presenti in Google Workspace for Education oppure introdotte in futuro, previa opportuna regolamentazione di utilizzo della componente aggiunta.

1.2) Studenti

Tutti gli Studenti possono avere accesso alle seguenti componenti: Calendar, Classroom, Drive, Gmail, Meet (abilitato solo per la partecipazione alle videochiamate, non alla creazione di esse), JamBoard, Keep, Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli. Gli Studenti sono poi distribuiti nelle singole classi. Si vedano più avanti le specifiche modalità di utilizzo delle singole componenti.

Le componenti del Servizio adottate dal Liceo

Le componenti del Servizio, cioè le applicazioni che possono essere utilizzate con Google Workspace for Education, si dividono in tre categorie:

● Componenti di Comunicazione (Gmail, Meet)

Sono quelle applicazioni che consentono di comunicare tra utenti appartenenti  al Liceo e/o esterni. Per gli Studenti e i Docenti-Ata la comunicazione può  avvenire tra i soli account del Dominio e solo attraverso l’utilizzo  dell’email.

● Componenti di Archiviazione (Drive)

Sono quelle applicazioni che consentono di archiviare i contenuti creati, ricevuti  da altri o trovati in rete, per poterli condividere e utilizzare per fini didattici.  L’accesso può avvenire solo tramite l’account del Dominio, non tramite  altri account Google personali.

● Componenti di Collaborazione (Documenti, Fogli, Presentazioni, Classroom, Moduli, Sites, Keep)

Sono quelle applicazioni che consentono di produrre contenuti individualmente oppure in collaborazione e di condividerli all’interno e/o all’esterno del Dominio. Anche in questo caso l’accesso può avvenire solo tramite l’account del Dominio, non tramite altri account Google personali.

Per accedere alle applicazioni cliccare sui nove puntini in alto a destra, accanto all’icona con l’iniziale del vostro nome.

Componenti di comunicazione

L’utilizzo degli strumenti informatici dedicati alla comunicazione oggi è già  estremamente diffuso tra docenti e studenti, però l’utilizzo delle componenti di  comunicazione messe a disposizione dal Servizio offre alcune funzionalità in più che lo  rendono interessante in particolare per il corpo docente.  

Gmail - Posta

La casella di posta elettronica è da pensare come uno strumento di comunicazione tra docenti e studenti, tenendo presente che le comunicazioni ufficiali (convocazioni genitori, pagelle, note disciplinari ecc) passano comunque attraverso i canali istituzionali (ad esempio: Registro elettronico AXIOS).

Nella comunicazione all’interno del Dominio, essendo Gmail anche perfettamente  integrato con Google Drive, si possono selezionare file e cartelle da allegare e condividere con i destinatari interni. Generalmente non si tratta di veri e propri  allegati, ma di link (indirizzi di collegamento al file) che aprono direttamente il file o la cartella all’interno di Google Drive.

Inoltre la posta elettronica messa a disposizione dal Servizio (a differenza di un account privato gmail) rende possibile richiedere la conferma di lettura quando si invia un messaggio. 

Nell’ambito della posta elettronica è inserita la componente Contatti che consente di organizzare i propri contatti raggruppando insiemi di indirizzi sotto una stessa etichetta. Si tratta, lo ribadiamo, solo degli indirizzi con dominio @liceoaugustoroma.edu.it.

Calendar

La componente Calendar del Servizio ha potenzialmente una grande utilità, ma si considera una duplicazione rispetto a quanto già messo in atto per la programmazione delle attività d’istituto.

Meet

Meet è l’applicazione usata per le video conferenze. Ha la possibilità di condividere lo schermo durante la videoconferenza, mantiene sincronizzato un account connesso attraverso più dispositivi, permette di invitare utenti che non hanno un account Google Workspace ed è distribuito su Android e iOS attraverso l’App Meet. Gli studenti possono solo partecipare alle videoconferenze, ma non crearle. I docenti, d’altra parte, hanno pieni poteri, possono creare videoconferenze (per le lezioni a distanza usare il link presente in Google Classroom), amministrare i partecipanti (mutare, espellere ecc.) ed eventualmente invitare persone esterne al dominio. Si ricorda che per le lezioni a distanza è obbligatorio l’uso dell’account d’istituto (@liceoaugustoroma.edu.it).

Componenti di archiviazione

Drive

La componente Drive è anzitutto uno spazio di archiviazione residente nel cloud di Google e quindi sempre a disposizione, purché sia presente una connessione a Internet. In questo spazio ciascun utente del Servizio può caricare e organizzare qualsiasi genere di contenuto digitale. È anche disponibile un software per Mac e Windows che sincronizza automaticamente il contenuto di Drive con un’unità del PC. Ovviamente file e cartelle possono essere condivisi con altri utenti interni e/o esterni al Dominio, concedendo o meno il permesso di modificarne il contenuto. Il Servizio offre uno spazio di archiviazione (quasi) illimitato, ogni singolo utente può caricare tutti i dati di cui ha bisogno. Il limite massimo per le dimensioni di un singolo file è di 5 Terabyte.

Drive consente di archiviare documenti personali e di accedere a documenti condivisi. Accedendo all’applicazione Drive sulla sinistra dello schermo, sono elencate almeno 3 categorie di FILE.

File Personali: 

I file personali sono contenuti nella cartella “Il mio Drive” che può essere strutturata da ciascun utente in altre sotto cartelle secondo le proprie necessità. In particolare per i docenti e gli studenti, una sottocartella creata automaticamente è quella dal nome “Classroom”. In questa sottocartella sono contenute tutte le cartelle dei corsi in cui si è stati inseriti. 

Se si condivide un file e/o una cartella appare il simbolo della condivisione

Drive Condivisi:  

I “Drive Condivisi” sono spazi, gestiti dall’istituto, in cui più partecipanti possono caricare/visionare i file. 

File Condivisi e creati da altri: 

Nella cartella “Condivisi con me” sono contenute le cartelle o i file condivisi da altri con l’intestatario dell’account. 

File Cestinati:

In questa cartella sono contenuti i file eliminati non ancora cancellati definitivamente. 

Nota: i file cestinati vengono eliminati dopo 30 giorni. Trascorso questo periodo l’utente non avrà più accesso ai dati, ma l’Amministratore (nella maggior parte dei casi) può ancora ripristinarli (su richiesta dell’utente) entro 25 giorni.

Componenti di collaborazione

Classroom

Classroom è un ambiente di apprendimento online sviluppato appositamente per il  mondo della formazione, ha un’eccellente esperienza d’uso anche sui dispositivi mobili  e una perfetta integrazione con le altre applicazioni Google.

Nel Liceo la creazione dei corsi è consentita solo all’Admin, il quale si occupa anche di aggiungere docenti e studenti ad essi.

Per la gestione dei compiti, possiamo suddividere il flusso di lavoro con Classroom  in quattro diversi passaggi:

  1. L’insegnante assegna i compiti. Sono previsti diversi tipi di compiti: dai  semplici testi da produrre, a domande a risposta aperta o chiusa oppure  semplicemente la consultazione e lo studio dei materiali distribuiti. Ai compiti  possono essere allegate varie tipologie di file (testo, foto, filmato, link). I  compiti possono essere associati a una scadenza, assegnati a una o più classi o  a determinati studenti.
  2. Gli studenti consegnano i compiti. Gli studenti fanno i compiti e li  restituiscono utilizzando l’applicazione web o l’app da cellulare.
  3. L’insegnante corregge e valuta i compiti. Tutti i compiti consegnati dagli  studenti vengono salvati automaticamente in Google Drive all’interno di cartelle ordinate in una struttura gerarchica del tipo: “Classroom” -> classe -> titolo compito -> file compito. L’insegnante corregge i compiti e li valuta. Ai compiti possono essere associati anche commenti pubblici (visibili a tutti gli studenti) o privati tra insegnante e studente (visibili al singolo studente). I compiti, una volta corretti, possono essere restituiti con la valutazione agli studenti; i file restano comunque condivisi con l’insegnante.
  4. Gli studenti vedono le correzioni e le valutazioni. Quando ricevono il compito corretto, gli studenti hanno nuovamente accesso ai loro file e possono vedere le correzioni fatte dall’insegnante e la valutazione del lavoro svolto. Gli studenti possono anche correggere i propri compiti seguendo le indicazioni degli insegnanti.

Per la comunicazione e collaborazione Classroom offre i seguenti vantaggi:

  1. Accedere sempre e ovunque ed in tempo reale. Si accede a Classroom sul Web o tramite le app Classroom per dispositivi mobili Android e iOS, fornendo  feedback in tempo reale. Si può visualizzare, commentare e modificare il lavoro degli studenti in tempo reale. È possibile aggiungere annotazioni al lavoro degli studenti anche nell’app Classroom per dispositivi mobili. 
  2. Creare discussioni. Nello stream del corso è possibile pubblicare annunci, coinvolgere gli studenti in discussioni basate su domande o spostare i temi importanti all’inizio dello stream. 
  3. Gestire le discussioni nel corso. Si controlla chi può pubblicare nello stream  del corso e si può, se necessario, impedire a singoli studenti di aggiungere post o commenti. 
  4. Condividere contenuti. È possibile condividere su Classroom link, video e  immagini da qualsiasi sito web con un solo clic mediante l’estensione Condividi in Classroom. 
  5. Trasferire contenuti negli schermi degli studenti. È possibile trasferire istantaneamente pagine web agli studenti di un corso con l’estensione Condividi  in Classroom. Anche gli studenti possono condividere il proprio schermo con  l’insegnante.

Documenti / Fogli / Presentazioni [Office di Google]

Anche Google ha il suo pacchetto Office ed è interamente nel Cloud. Si trova all’interno di Drive e utilizza dei tipi di file molto speciali. I dati risiedono sui server di Google e il programma che consente di modificarli viene caricato all’interno del browser. Questa particolare configurazione è vantaggiosa sotto molti punti di vista. Per prima cosa non è più necessario installare il software, né aggiornarlo. In secondo luogo, trattandosi sostanzialmente di pagine web, un gruppo di persone può modificarle in modo sincrono o asincrono, senza rischiare di sovrapporsi e tenendo automaticamente traccia di tutte le versioni di ogni documento. Le applicazioni cloud di Drive sono comunque compatibili con altri programmi di videoscrittura: i file creati da Word, Excel, PowerPoint, Writer, Calc e Impress possono essere convertiti nei formati Google e viceversa. Le tre applicazioni di base si chiamano: Google Documenti, Google Fogli di lavoro e Google Presentazioni.

Le funzioni disponibili sono più che sufficienti per l’uso normale all’interno di una scuola. In più troviamo alcuni strumenti innovativi per il lavoro collaborativo, che possono rivelarsi preziosi sia nel lavoro quotidiano del personale docente e non docente, sia durante le attività didattiche. Tutte le modifiche sono memorizzate automaticamente in una sequenza cronologica, grazie alla quale si possono ricostruire nel dettaglio le fasi di sviluppo di un documento. La collaborazione in tempo reale è pienamente supportata: ogni utente collegato riceve un cursore colorato che lo rende immediatamente riconoscibile. Anche i commenti e le proposte di modifica portano con sé l’identità di chi li ha inseriti, all’interno di veri e propri “fili di discussione” agganciati a porzioni del testo.

Moduli

Con Google Moduli si possono creare questionari e/o quiz per raccogliere informazioni o per valutare le conoscenze degli intervistati. Il modulo preparato può essere inviato sia ad utenti del Dominio che a persone esterne alla scuola, il Servizio può memorizzare gli indirizzi email dei compilatori del modulo o lasciarlo anonimo.

Nei questionari ad ogni domanda si può rispondere con liste a scelta multipla o a scelta singola, con risposte aperte brevi o lunghe, ed il Servizio raccoglie le risposte memorizzando l’ora di invio della risposta, fornendo una statistica sulle differenti risposte. Un questionario può essere trasformato in un test (“quiz” in Google) inserendo per ogni domanda la risposta giusta ed i punti assegnati a quella risposta, ed è possibile configurare cosa vede l’intervistato alla fine del test, quante sono le risposte errate, e/o quali sono le risposte giuste e/o i punti ottenuti. Oppure si può scegliere di differire l’invio del risultato del test dopo una correzione manuale.

Sites

Riservato solo ai docenti, che possono creare un sito per fini didattici/organizzativi previa autorizzazione del Dirigente Scolastico, ferma restando la piena libertà didattica e d’espressione. Per una maggiore chiarezza si richiede di mantenere tutti i dati relativi al sito creato in una struttura di cartelle ben definita ed evidenziata, l’amministratore di Google Workspace dovrà mantenere un elenco aggiornato di tutti i siti creati dai docenti.

Con Google Sites è possibile creare siti web visibili da un gruppo di utenti del Dominio,  o da tutto il Dominio o anche all’esterno nell’intera rete internet. Questa Applicazione  è abilitata solo per i Docenti, cioè solo i docenti possono creare Siti web e controllare  gli utenti che possono collaborare nell’editing del sito abilitando o meno i singoli  partecipanti alla creazione e/o alla pubblicazione in rete delle pagine create. 

Si applica così il concetto di wiki, ormai diffuso da più di un decennio, con Sites quindi, oltre alla creazione di siti in sola lettura, è possibile creare siti web wiki, cioè siti nei quali si può leggere e scrivere, nei quali gli utenti contribuiscono alla creazione e all’aggiornamento delle pagine. L’esempio più noto è senz’altro l’enciclopedia online Wikipedia. Google Sites riprende questo concetto aggiungendo le sofisticate funzioni collaborative che abbiamo già visto in Drive. Un docente che coordina lo sviluppo di un ipertesto, ad esempio, consentirà ai suoi studenti la visualizzazione dell’intero sito di classe, abilitando solo alcuni di essi alla modifica di determinate pagine.

Poiché i siti creati e pubblicati in rete rappresentano il Liceo e concorrono alla formazione dell’immagine della scuola, è necessario, come si è detto, avere preventivamente l’approvazione del Dirigente Scolastico, sono necessarie anche eventuali liberatorie da parte di tutti i soggetti coinvolti. Il creatore del sito comunque se ne assume la responsabilità anche indicando nel sito stesso un proprio riferimento esplicito.